Intakedocument – informatie voor VEB-leden
Het Intakedocument is een document waarop wordt aangegeven hoe het risico beveiligd zou moeten worden conform de eisen van de VRKI en hoe je dit daadwerkelijk uit wil voeren. Tenslotte geldt dat elk object zijn eigen specifieke beveiligingswensen en de daarbij behorende oplossingen heeft.
Leg het advies vast in het intakedocument
Als vakman van de VEB kun je alleen een kwaliteitsdocument uitgeven nadat je het intakedocument hebt opgesteld en de inhoud hebt besproken met de klant. De klant tekent voor ontvangst van jouw advies dat is gebaseerd op de door de klant geleverde informatie over het te beveiligen risico. Laat jouw klant dan ook altijd het intakedocument ondertekenen.
Wat er daadwerkelijk aan beveiligingsmaatregelen wordt uitgevoerd, kan afwijken van het advies. Het intakedocument is geen opdrachtbevestiging. Zowel jij als de klant ondertekenen het intakedocument; de klant tekent voor ontvangst en jij tekent voor het gegeven beveiligingsadvies.
Beveiligingsplan
Een beveiligingsplan is een document waarin de beveiligingsmaatregelen door jou gemotiveerd worden toegelicht en uitgewerkt. Het maken van dit plan kost tijd en hiervoor kun je kosten in rekening brengen.
Opdracht verstrekken
Wat er daadwerkelijk aan beveiligingsmaatregelen uitgevoerd gaat worden, is afhankelijk van de opdracht die de klant verstrekt. Wordt jouw advies opgevolgd? Is er overleg met de verzekeraar geweest i.v.m. aanvullende eisen en/of mag er afgeweken worden van de VRKI? De offerte die de klant gaat ondertekenen is wat er door de klant aan beveiligingsmaatregelen is gewenst.
Verzekeringseis
Bij het opmaken van het intakedocument moet je de vraag beantwoorden of er een verzekeringseis aan het verzoek om beveiliging ten grondslag ligt. Als dit het geval is, vraag je naar de polis en/of de clausule waarin de verzekeraar zijn beveiligingseisen heeft aangegeven. Niet altijd eist de verzekeraar een volledige VRKI-beveiliging. Ook deelbeveiliging (al dan niet overeenkomstig de VRKI) kan een eis van de verzekeraar zijn. Vraag er daarom naar bij de klant!